Outlook Calendar + WhatsApp + IA
Desarrollo a medida · sujeto a evaluación de tu cuenta
Agenda citas por WhatsApp sobre el calendario de Outlook que tu equipo ya usa.
Para empresas y consultorios que organizan su agenda en Microsoft 365 sin usar Bookings. El agente consulta los huecos libres del calendario autorizado, propone horarios, crea el evento con confirmación y lo mueve o cancela cuando el cliente lo pide.
Producto recomendado: AsistChat Agendamiento. La viabilidad final depende de cuenta, plan, API, permisos, límites y alcance aprobado.
Conversación
Ejemplo, no captura real
Hola, ¿tienen espacio el jueves en la tarde para una valoración?
Reviso la agenda de la doctora. Tengo jueves 3:00 p. m. o 4:30 p. m. ¿Cuál prefieres? Te confirmo cuando quede creada.
Cada cliente recibe un portal personalizado para el flujo contratado dentro del precio base de implementación de su plan. Los cargos de mensajería aplicados por Meta/WhatsApp se facturan por separado cuando correspondan.
Flujo operativo
Del mensaje al sistema y de vuelta, con una acción verificable.
Paso 1
El cliente pide una cita por WhatsApp
Paso 2
Se consulta la disponibilidad libre/ocupado en Outlook
Paso 3
Se crea el evento tras la confirmación del cliente
Paso 4
El equipo ve la cita en su calendario y el cliente recibe la confirmación
Alcance técnico
Qué consulta, registra y actualiza.
Cada permiso se limita a los objetos necesarios. La propuesta debe nombrar campos, dirección de sincronización y dueño del dato.
Consulta
- Disponibilidad
- Estado libre/ocupado del calendario autorizado mediante Microsoft Graph (getSchedule o lectura de eventos), con duración y márgenes definidos.
- Horario laboral
- Zona horaria, días de atención y bloques que no deben ofrecerse, configurados en la propuesta.
- Evento creado
- Lectura posterior del evento para confirmar que existe antes de responder al cliente.
Registra
- Evento
- Título, hora, duración y datos mínimos de contacto acordados. No se escriben diagnósticos ni datos sensibles en la descripción.
- Calendario por profesional
- Cada profesional o sala puede tener su calendario; el agente pregunta qué servicio o persona necesita el cliente.
- Contexto para el equipo
- Resumen administrativo en el portal incluido, para que recepción no tenga que releer toda la conversación.
Actualiza
- Reprogramación
- Mueve el evento identificado, libera el horario anterior y confirma el nuevo cuando Graph acepta el cambio.
- Cancelación
- Cancela o marca el evento según la regla de la empresa y deja trazabilidad del motivo.
- Recordatorios
- Se envían según el estado vigente del evento; si la cita cambió, el recordatorio anterior se invalida.
Antes de conectar
Permisos y requisitos.
- Cuenta de Microsoft 365 empresarial o Outlook con los calendarios que se van a usar.
- Consentimiento del administrador para los permisos de Microsoft Graph que correspondan (por ejemplo Calendars.ReadWrite), limitados a los buzones acordados.
- Definir duración por servicio, márgenes entre citas, zona horaria y quién responde las excepciones.
- Pruebas con datos ficticios de disponibilidad, concurrencia y cambios antes de operar con clientes.
Límites que se validan
- Outlook Calendar no es Microsoft Bookings: si tu empresa ya organiza servicios y personal en Bookings, revisa esa integración.
- Se evalúa tu cuenta antes de cotizar; esta página no acredita una conexión activa con tu tenant.
- Dos personas pueden pedir el mismo horario a la vez: el agente vuelve a comprobar antes de crear el evento y, si hay conflicto, ofrece otra opción.
- No se modifican políticas del tenant, licencias ni calendarios que no estén dentro del alcance aprobado.
Ejemplo de uso
Tres profesionales, tres calendarios, una sola línea de WhatsApp.
Ejemplo ficticio: un centro con tres especialistas usa Outlook. El agente pregunta el motivo, identifica qué profesional atiende ese servicio, consulta solo su calendario y crea la cita cuando el cliente confirma. Recepción ve el evento en Outlook y el resumen en el portal.
Criterio de salida
La integración no termina cuando “el bot respondió”. Termina cuando el dato correcto queda consultado o registrado, el cliente recibe una respuesta clara y el equipo conserva contexto para intervenir.
Preguntas frecuentes
¿Funciona con Outlook personal o solo con Microsoft 365?
Se evalúa cada cuenta. Las cuentas empresariales de Microsoft 365 permiten controlar permisos desde el administrador, que es lo recomendable para una operación con clientes.
¿Cuál es la diferencia con Microsoft Bookings?
Outlook Calendar organiza eventos en calendarios. Bookings organiza negocios, servicios y personal. Conectamos la herramienta que tu equipo usa como fuente de verdad.
¿Puedo seguir agendando a mano en Outlook?
Sí. El agente consulta la disponibilidad en el momento de la conversación, así que respeta los eventos que tu equipo cree manualmente.
¿Cuánto cuesta?
La referencia es el plan AsistChat Agendamiento publicado en /precios. Si se necesitan reglas o integraciones adicionales fuera del alcance base, se cotizan por separado.
Siguiente paso
Valida la cuenta y el flujo antes de prometer la integración.
Cuéntanos qué sistema usas, qué dato necesita el agente y qué acción debe quedar registrada. Revisamos documentación, permisos y límites antes de cotizar.
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