Una cotización B2B por WhatsApp necesita algo más que responder «sí tenemos» y escribir un valor. Si el comprador pide varias referencias, cantidades o condiciones especiales, el agente debe identificar la solicitud, consultar fuentes autorizadas y dejar claro qué está pendiente de aprobación antes de enviar una oferta.
Esta guía sirve para distribuidoras y equipos comerciales que reciben solicitudes por chat y quieren reducir la búsqueda manual de fichas y precios. Automatizar la preparación no equivale a prometer que cada cotización se enviará sin revisión humana. El alcance depende del catálogo, las reglas comerciales, los permisos y los sistemas disponibles.
El flujo: de una solicitud a una cotización comprobable
- Registrar qué pidió el comprador. Separar producto o referencia, variante, cantidad, unidad, sede de entrega y fecha requerida. Si el mensaje es ambiguo, pedir la precisión necesaria antes de elegir un producto. Texto, audio o imagen pueden ser entradas del proyecto cuando el canal y el procesamiento acordados lo permiten.
- Encontrar la referencia correcta. Buscar por código, nombre y sinónimos aprobados. Una coincidencia parecida no autoriza a cambiar marca, medida o especificación técnica. Si hay dos candidatos válidos, el agente debe mostrarlos o derivar la decisión.
- Consultar el dato vigente. Precio, moneda, impuestos, descuentos y disponibilidad deben venir de la fuente acordada para ese cliente. Una hoja exportada puede servir si tiene responsable y actualización controlada; stock o precios que cambian durante el día requieren una conexión y permisos capaces de consultar su estado actual. Si no hay lectura confiable, la respuesta es «pendiente de confirmar».
- Preparar el borrador. Registrar referencias, cantidades, condiciones, vigencia y fuente consultada. El borrador es distinto de una cotización aprobada; un cálculo preliminar no debe presentarse como compromiso comercial.
- Aprobar, enviar y conservar el resultado. Las reglas definen qué casos puede enviar el sistema y cuáles requieren a un vendedor: descuentos excepcionales, sustitutos, crédito, flete o una especificación incompleta. Si el proyecto incluye documento o PDF, se genera desde datos verificados y el formato acordado. El equipo debe poder revisar qué se envió y continuar la conversación.
Ejemplo sintético: «Necesito 12 engrasadoras para taller, ¿cuánto cuestan?». La respuesta útil primero confirma modelo o aplicación cuando hay varias referencias. Después consulta la lista aplicable y prepara la propuesta. Si el sistema de inventario no está conectado, no asegura que las 12 unidades estén disponibles. Este ejemplo no corresponde a un cliente ni representa un resultado medido.
Cuándo responder y cuándo pasar al equipo
| Situación | Siguiente paso responsable |
|---|---|
| Referencia y cantidad inequívocas, precio autorizado vigente | Preparar la cotización según las reglas aprobadas; confirmar disponibilidad solo si la fuente permite comprobarla. |
| Nombre informal, medida omitida o dos productos parecidos | Preguntar la diferencia o entregar opciones; no elegir una referencia por intuición. |
| Descuento, crédito o plazo fuera de política | Conservar la solicitud y transferirla a quien puede autorizar la excepción. |
| Fuente caída, precio vencido o stock sin lectura | Indicar qué dato falta; dejar un borrador o una tarea para confirmación humana. |
Qué probar antes de atender compradores reales
Usa pedidos sintéticos para verificar coincidencias exactas y ambiguas, unidades distintas, precio antiguo, descuento no autorizado, producto discontinuado y falla de la fuente. Comprueba también que la revisión humana detenga la respuesta automática y que una cotización fallida no figure como enviada. Mide por separado solicitudes recibidas, borradores preparados, cotizaciones aprobadas y aceptaciones; una conversación atendida no es una venta.
En el caso industrial anonimizado de AsistChat, el resultado publicado es cualitativo: interpretar texto, audio o fotografía, consultar un catálogo técnico y estructurar datos para que el equipo cotice. No se publica una tasa de cierre, tiempo ahorrado ni garantía de integración universal.
WhatsApp también impone reglas al seguimiento
Si la cotización se prepara después de que termina la ventana de atención, el envío por WhatsApp Business Platform debe respetar los tipos de mensaje y plantillas aprobadas que correspondan. La política oficial de mensajes de WhatsApp Business describe la ventana de 24 horas, las plantillas para iniciar conversaciones y las vías de escalamiento cuando se usa automatización. Antes de activar seguimientos, valida la política vigente, el consentimiento, la cuenta y el país aplicables.
Para entender qué campos debe tener la fuente antes de conectar el agente, continúa con la guía de preparación del catálogo técnico. Si ya tienes referencias, responsables y reglas de aprobación, revisa el alcance de cotizaciones por WhatsApp con IA y los precios publicados de la solución Comercio; la integración específica se define por escrito.
Preguntas frecuentes
¿Puede conectarse con nuestro ERP?
Puede evaluarse si el sistema ofrece acceso autorizado a las operaciones necesarias y el proyecto cubre esa integración. La existencia de una API en la documentación no prueba por sí sola que tu cuenta tenga permisos, que el dato sea vigente o que la escritura de una cotización funcione. Hay que probar una consulta y, cuando aplique, verificar el resultado persistido.
¿Puede enviar una cotización en PDF automáticamente?
Solo si se acuerdan plantilla, datos obligatorios, autorización de envío y una forma de generar y conservar el documento. Cuando falte un dato o se requiera aprobación, la salida correcta puede ser un borrador para el vendedor.
¿Cómo evita precios o stock inventados?
Consulta fuentes con responsable y vigencia, limita las respuestas a datos comprobados y deriva los casos sin lectura confiable. La prueba debe incluir datos ausentes, ambiguos y desactualizados; escribir una instrucción al modelo no reemplaza esas verificaciones.
¿Cuánto cuesta implementarlo?
El catálogo comercial vigente publica la base de Comercio. Fuentes de datos, formatos, permisos, capacidad y automatización de la cotización se evalúan y se cotizan según el caso; los cargos externos se separan.
Revisado el 28 de septiembre de 2026. Método editorial de AsistChat; ejemplo sintético. Fuentes: política oficial de WhatsApp Business, caso industrial cualitativo anonimizado y catálogo comercial vigente. Las funciones concretas dependen de fuentes, permisos y alcance contratado.