Antes de pedirle a una IA que cotice por WhatsApp, identifica qué dato convierte una pregunta en una propuesta válida. En un catálogo técnico, «tenemos esa pieza» puede depender de medida, presión, material, unidad de venta, compatibilidad y lista de precios del comprador.
Este artículo es una lista de preparación para responsables de producto y ventas. Su propósito es saber si el catálogo puede sostener respuestas verificables y qué falta ordenar antes de automatizar. El proceso de enviar y aprobar la oferta está en la guía de cotizaciones B2B.
La ficha mínima que necesita una cotización
| Dato | Pregunta que debe resolver | Si falta |
|---|---|---|
| Código estable y alias | ¿Qué SKU corresponde al nombre, abreviatura o foto recibida? | Pedir confirmación antes de elegir una referencia parecida. |
| Variante y especificaciones | ¿Medida, material, capacidad o compatibilidad cumplen lo solicitado? | Mostrar la incertidumbre y derivar una validación técnica. |
| Unidad de venta | ¿El precio corresponde a pieza, caja, metro o paquete? | No multiplicar cantidades hasta aclarar la unidad. |
| Precio, moneda y vigencia | ¿Cuál lista aplica a este comprador y desde cuándo? | Preparar solicitud para cotización humana, sin mostrar una tarifa antigua como vigente. |
| Disponibilidad comprobable | ¿Hay existencias vendibles, reservas o plazo de reposición? | Informar que la disponibilidad requiere confirmación. |
| Condiciones comerciales | ¿Impuestos, flete, descuento, crédito y plazo necesitan aprobación? | Dejar el caso al responsable comercial. |
La lista no supone que todos estos campos existan en una sola herramienta. El catálogo de la aplicación WhatsApp Business permite mostrar artículos y ciertos datos como nombre, descripción, precio o código, según la región y la configuración. Su Centro de ayuda oficial advierte que algunas funciones de precio dependen del país. Para una cotización con reglas por cliente o stock variable, define además cuál sistema autorizado guarda esos datos y cómo se comprueban.
Una fuente de verdad por dato, con responsable
Escribe de dónde sale cada respuesta: ficha técnica aprobada para dimensiones, lista comercial para precio, inventario para disponibilidad y política de ventas para excepciones. Nombra a quien corrige cada fuente y la frecuencia con que cambia. Una hoja controlada puede ser suficiente para precios estables; una copia manual no demuestra stock en tiempo real. Si los sistemas discrepan, la regla debe impedir que el agente elija el valor más conveniente.
Para integrar un ERP u otra plataforma hay que comprobar documentación, permisos de la cuenta y lectura real de los campos necesarios. Si el sistema solo permite exportar un archivo, registra cuándo se generó y qué respuesta dará el agente al vencer la actualización. Si permite consultar por API, prueba la identidad del producto, la lista del cliente y el dato devuelto; «integrable» no significa «integrado».
Conserva el significado técnico de las referencias
- Alias: relaciona el nombre comercial y abreviaturas habituales con un SKU canónico. No conviertas dos modelos diferentes en el mismo artículo.
- Variantes: registra atributos que cambian la selección o el precio, como tamaño, voltaje, material o presentación.
- Equivalentes: documenta sustitutos autorizados y la condición bajo la cual pueden ofrecerse. «Parecido» no es prueba de compatibilidad.
- Vigencia: marca fecha de actualización y responsable de precio, condiciones y disponibilidad. Al vencer o fallar la fuente, deriva el dato pendiente.
- Visibilidad: define qué información puede ver cada cliente y qué debe reservarse para aprobación interna.
Ejemplo sintético: un comprador solicita «manguera de alta presión, 20 metros». El catálogo contiene varias presiones nominales y conexiones. El agente puede pedir esos dos datos y presentar fichas verificadas; no debe asignar un precio a una variante elegida por su cuenta. El ejemplo no corresponde a un cliente real.
Prueba el catálogo antes de conectarlo a conversaciones
- Selecciona referencias frecuentes y otras con nombres similares; comprueba que cada consulta devuelve la ficha correcta.
- Prueba cambios de unidad, cantidades grandes, listas por comprador y precios vencidos.
- Simula stock agotado, fuente sin respuesta y producto descontinuado. La salida esperada debe ser explícita y recuperable por el equipo.
- Verifica que una corrección en la fuente llegue al agente según el mecanismo y plazo realmente configurados.
- Revisa quién puede aprobar excepciones y cómo queda la versión usada en un borrador.
El caso industrial publicado por AsistChat describe de forma cualitativa la búsqueda en un catálogo técnico y la preparación de datos para cotizar a partir de solicitudes en texto, audio o imagen. No afirma que cualquier catálogo, ERP o formato de cotización ya esté conectado para todos los clientes.
Qué hacer cuando el catálogo esté listo
Con una fuente identificada, responsables y reglas de excepción, puedes definir qué consultas se responden y cuáles crean un borrador para el vendedor. Revisa la solución de cotizaciones B2B por WhatsApp, el flujo descrito en el artículo de automatización y los precios de Comercio. Comparar alcances ayuda a separar la mensualidad del trabajo de conectar y validar tus datos.
Preguntas frecuentes
¿Sirve un catálogo en Excel?
Puede servir como fuente si tiene códigos únicos, reglas claras, responsable, versión y actualización controlada. Su idoneidad depende de cuánto cambian los precios y la disponibilidad, y de cómo se importan o consultan los datos. No equivale por sí solo a una lectura de inventario en vivo.
¿La IA puede reconocer una referencia desde una foto?
Puede evaluarse un flujo de imagen si forma parte del alcance y existen fichas suficientes para contrastar candidatos. La fotografía puede ser ambigua; el agente debe confirmar atributos decisivos y no convertir una coincidencia visual en compatibilidad garantizada.
¿Es obligatorio cambiar el ERP?
No se puede responder sin revisar el sistema actual. Si ofrece datos autorizados y accesibles, puede ser una fuente; si no, hay que evaluar exportación, otra fuente controlada o trabajo previo sobre el catálogo. Ningún conector se considera operativo hasta probar la lectura correspondiente.
¿Cuánto catálogo puede manejar el agente?
No hay una cifra universal válida para todos los proyectos. Importan estructura, calidad, método de consulta, límites del sistema y pruebas con tus referencias reales. La capacidad y las integraciones se acuerdan en la propuesta.
Revisado el 28 de septiembre de 2026. Lista de preparación elaborada por AsistChat; ejemplo sintético. Fuentes: Centro de ayuda oficial de WhatsApp sobre catálogos, caso industrial cualitativo anonimizado y catálogo comercial vigente. El catálogo visible de WhatsApp Business App y las fuentes de una cotización B2B tienen alcances distintos.